A framework for student‐led education conferences
Catherine Dominic Gaurav Bhalla
First published: 05 October 2020 https://doi.org/10.1111/tct.13260
https://onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1111/tct.13260?af=R
学部の研究の一環として学会に出席することは、専門的な興味を探求し、研究を共有し、専門知識を交換し、知識を伝承するために、保健医療専門家教育において重要な役割を果たします。さらに、学会は研究を発表する貴重な機会を提供し、賞を獲得したり、その分野の他の人とのネットワークを構築したりする可能性を秘めています。
医学生として、2019年の第1回NUIIC（National Undergraduate Infection and Immunology Conference）を作成して組織したチームの一員として、CDがコンセプトを考案し、組織をリードしながら、経験から学ぶ機会を得ています。また、CDは2019年のNational MERiT (Medical Education and Research in Training) Conferenceを主催したチームの一員でもあります。
英国の大学における学部会議は、学生が主導する特定の学会が主催し、その費用は助成金を通じて助成される傾向にあり、そのような取り組みを奨励することを目的としている。
本論文では、学生主導の保健科学・教育学会をどのように実施するかについての洞察と指針を提供し、学会の開催を希望する学生と、それを推進する臨床教育者を対象としている。提言、従うべきステップの枠組み、NUIICの事例研究から得られた教訓、COVID-19が提示した課題の探求について概説している。
積極的な会議のための5つの推奨事項
・組織内連携の促進
協力者（組織に直接関わる）、パートナー（広告や特定のサービスを提供する）、スポンサーとして参加することができる組織間のコラボレーションや多様な視点でのプレゼンテーションを奨励することは有用である。会議の運営にバランスよく参加することで、参加者の関心と出席率が高まり、多様な参加者が集まり、より創造的な会議を体験できるようになったことを学びました。また、幅広い分野の講演者を募集することができ、大学間のネットワーキングの貴重な機会にもなりました。
・チーム内で効果的に役割を委譲する
スタッフ主導ではない会議では、チームの責任を見失ってしまいがちです。最初のアイデアに続いて、専用の組織チームを設立することが重要です。このチームは学会のメンバーによって選出され、特定のタスクに焦点を当てた小委員会を設置して、各個人に役割の説明とタスクリストを配布し、質問と役割間のコラボレーションを奨励することが理想的です。全員がサブチームごとに特定の「ラインマネージャー」に答えるという明確な階層構造にすることで、役割と責任をより明確にすることができます。
割り当てられなければならない重要な2つの役割は、会計係とスポンサーシップ・マネージャーです。会計担当者は、プロセスの早い段階でスプレッドシートを作成して、支出の異なる分野を追跡し、それぞれにリソースを割り当てることをお勧めします。スポンサーとの連絡は非常に重要であり、どれだけの資金が必要かを判断するためには、早めに行わなければなりません。NUIICのスポンサーを探す際に、CDはスポンサー候補者に見せるプレゼンテーションを作成し、会議の目的と運営、彼らの役割、そして学生会員を獲得するためにどのようにスポンサーに広告や「エキスポ」の屋台を提供できるかをまとめました。
最後に、カンファレンスのテーマに沿ったキャリアや研究を持つ講演者を招待し、会場やプログラムの最新情報を確実に伝えるための連絡を行うための専門の個人、あるいは小委員会を設けるべきである。講演者を招聘する最適な時期は、予定日の4～6ヶ月前で、2ヶ月前に空き状況を確認し、1ヶ月前にはリマインダーを送付します。
・さまざまなタイプのセッションを企画する。
カンファレンスでの関心を維持するために成功している手法は、ワークショップやパネルでの質疑応答（Q&A）を展開して、一連の長めの講演を中断させることです。基調講演の長さは35分程度が最適です。ポスターや口頭発表のセッションを含めることは、学部会議を成功させるために不可欠です。ポスター発表と口頭発表は、参加者に研究成果を発表する機会を提供するだけでなく、賞を競い合う機会を提供し、最も重要なことは、お互いに学び合い、知識を共有することです。昼休みにポスターを掲示することで、参加者同士のネットワークを広げ、議論を深めることができます。一つの興味深いセッションは、学生の批判的評価のスキルと自信の向上に焦点を当て、少人数のグループに分かれて編集者への手紙を書くことを奨励するレターワークショップです。
・予定しないコースを仮定する
失敗する可能性のあるすべてのことに備えてください。医療従事者の重要なスキルである柔軟性を持って仕事に臨むことが重要であり、会議を企画・運営することは、適応力とチームワークの良さが試される究極の試練となります
・フィードバックの収集と報告
評価のためにフィードバックを収集することは、成功を将来につなげ、問題を解決するために不可欠です。チーム討議は、参加者からのフィードバックに加えて、会議の運営に携わった人々の視点を将来に向けて確実に反映させるための鍵となります。
最後に、スポンサーからの協賛金を受け取った場合は、その資金がどのように使われ、いくら使われたのかを詳細にスポンサーに送ることが重要です。会議で得た利益は、将来の会議や旅費・プレゼンターの奨学金に充てられたり、他の選択肢の中では慈善団体に寄付されたりすることもある。
COVID-19 の影響
出張の制限により、会議への参加にかかるコストは劇的に削減されている。これにより、特に低・中所得国の研究者が国際会議に参加することが容易になり、旅費を払えない可能性のある研究者も参加できるようになった。さらに、チャットボックス（Zoomなどのプラットフォーム）を介して質問ができることで、参加者が質問をすることに抵抗を感じない公平な議論が可能となり、より首尾一貫した質問ができるようになっている。また、オンライン会議のブランディング（独自のハッシュタグの作成など）により、参加者同士のネットワーキングが可能となり、物理的な接触不足が解消されている。COVID-19期間中のオンライン会議では、これらの戦略が拡大し、参加者が急増した。主催者は、軽食の提供や十分な席数を確保するという点で、制限が少なくなっている。
しかし、このオンラインフォーマットには課題があります。ポスタープレゼンテーションは、A0サイズとは対照的に、電子ポスターとしてスクリーンで見ると、多くのテキストを持つポスターのインパクトが失われてしまうことがあるため、難しい場合があります。 スクリーンを介して行われる場合、ネットワーキングはより困難になります。
