Twelve tips for facilitating successful teleconferences
Calvin L. Chou,Susan B. Promes,Kevin H. Souza,Kimberly S. Topp &Patricia S. O'Sullivan
Pages 445-449 | Published online: 27 Mar 2012
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背景
医学教育の現場は、地理的な条件を超えて、時には国境を越えて協力することが多くなっている。プロジェクトの成功は、タスク自体の変数よりも、会議の進め方や運営方法に強く依存するため、遠隔会議技術を用いた優れたコミュニケーションが必要となる。しかし、遠隔会議のベストプラクティスを開発するのに役立つ医学的な文献は見つかりませんでした。
目的
仕事の成果を最適化するために遠隔会議を使用することを検討してきた組織とマネジメントの文献を使用して、遠隔会議を開始し、促進するためのガイドを提供します。
方法
遠隔会議でのコミュニケーションに取り組む際の実践的な問題を扱うガイドラインを整理する手段として、タックマンのグループ開発のフレームワークを使用し、遠隔会議を使用したワークグループの形成、基本ルールと規範の設定、対立への対処、説明責任と成果の強化に関する重要な側面について議論した。
結果
最適な遠隔会議のための12のヒントを特定し、形成、基本ルールの設定、対立の管理、グループパフォーマンスの強化の各段階に分けた。
結論
遠隔会議での作業を成功させるには、グループのプロセスに細心の注意を払うことが必要である。
ヒント1：プロジェクトに遠隔会議を利用する可能性を判断する。
初回ミーティングの目標と、遠隔会議が最適なコミュニケーション方法かどうかを検討する。
メンバーを評価し、望ましい成果を達成するために遠隔会議が適しているかどうかを判断する。
ヒント2：グループを招集する。
インターネット上のスケジュール管理フォーマットや無料の遠隔会議サービスを利用し、参加者にとって都合の良い時間を見つける。
異なるタイムゾーンの参加者を招集することによる物流上の困難さを考慮すること。
ヒント3：グループのルールと規範を設定する。
プロジェクトの目標や価値観をグループ内で明確にする。
役割、動機、価値観、信条について話し合い、合意する。
中間ベンチマークを定義し、目標に到達するための共通の定義を確立する。
ヒント4：遠隔会議に先立ち、詳細で時間の決まった議題を配布する。
各遠隔会議に明確な目標を設定する。
事前に予想される時間配分を記載した詳細なアジェンダを共有する。
参加者がアジェンダを確認し、追加を提案したり、具体的な時間の必要性を伝えられるようにする。
ヒント5：技術的な問題を予期し、対処するためのプロセスを確立する。
遠隔会議への参加情報と、一般的な技術的問題に対する解決策を提供する。
直前の変更に備え、参加者に連絡するためのバックアッププランを作成する。
技術的な質問に対応するための技術サポート担当者を任命する。
ヒント6：話し方のエチケットを明確にする。
参加者の存在と参加度を把握する。
参加者がすでにお互いの声に慣れている場合を除き、発言する際には自己紹介をする。
他の参加者に馴染みがない場合は、自己紹介を促進する。
応答のための沈黙時間を決め、沈黙の解釈について共通の戦略を確立しておく。
ヒント7：電話会議では、物理的、聴覚的、双方向的な配慮に明確に気を配る。
良好な接続性を確保し、スピーカーフォンによる周囲ノイズの問題に対処する。
マルチタスクの可否について説明し、気が散るのを最小限に抑えるための境界線を設定する。
ウェブ会議の利用も検討するが、相互の会話に関する基本ルールを設ける。
ヒント8：遠隔会議では包括的であること。
グループメンバー全員の貢献を奨励し、所有権を分散させる。
様々な参加者に報告させ、静かな人からは意見を引き出す。
混合会議では、遠隔会議メンバーからの意見を積極的に求め、彼らの声が聞こえるようにする。
ヒント9：対立を処理する方法をオンラインとオフラインのどちらかにする。
リアルタイムで対立を解決するか、遠隔で対立を解決するか、どちらがグループにとって効果的かを判断する。
グループ内での議論やフィードバックは効果的に行うが、不快感を与える可能性があることに留意する。
デリケートな話題への対応や議論の主導権を特定のグループメンバーに委ねることを検討する。
ヒント10：共通の文書やリソースを効果的に使用する。
リアルタイム共同編集ツールやクラウドベースのサーバーを活用し、ドキュメントを共有する。
遠隔会議では、文書のバージョンを明確に指定し、ディスカッションを促進する。
電子メールやインターネット・文献検索など、利用可能なリソースを参加者に周知する。
ヒント11：次のステップと説明責任を明確にする。
遠隔会議の最後に、アクションステップと継続的なコミットメントを要約する。
担当者を決め、期限を設定し、未完了のタスクに対する結果を設定する。
次回以降の遠隔会議を予定するか、直接会う必要性を検討する。
ヒント12：会議の議事録を作成する。
議論、決定事項、行動項目を記録するために議事録を作成する。
議事録は参加者と共有し、説明責任を果たすために使用します。
アクションアイテムには、名前と完了日を明記します。
