医学教育つれづれ

医学教育に関する論文のPOINTを書き出した備忘録的なブログです。

e-ポスターセッションを開催するための12のヒント

Twelve tips for organising a local or regional e-poster session
Helen R. ChurchORCID Icon & Lina Fazlanie
Published online: 03 May 2021
Download citation https://doi.org/10.1080/0142159X.2021.1915968

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/0142159X.2021.1915968?af=R


概要
e-ポスターは、ここ数年の間に医学教育関連の学会で取り入れられるようになってきたが、2020年のCOVID-19パンデミックによって「伝統的な」学会が混乱し、継続的な学術普及を支援するために、大規模な国内および国際学会では必要なツールとなっている。また、この記事の著者は、地域レベルで小規模なe-ポスターセッションを開催し、特別な関心を持つグループや小規模な医学教育研究ネットワークを継続したり、新たに設立したりする可能性があると考えています。本稿では、e-ポスターをデザインし、e-ポスター発表セッションを含むバーチャルカンファレンスを開催した経験を持つ2人の医学教育研究者の視点から、地域や地元でのe-ポスターセッションの実施を支援するための実践的なアドバイスを、潜在的な主催者に提供することを目的としています。

 

E-ポスターは、従来の対面式のポスター発表に比べて多くの利点があります。特に従来のポスターがプラスチックラミネート加工されている場合、印刷をしないため環境への影響が少なく、印刷後の発表者への発送や学会への直接輸送も必要ありません。また、e-posterは柔軟に利用できるため、ポスターに合わせて口頭発表を事前に録音したり、ビデオ会議技術を使って発表者がポスターの聴衆とバーチャルに話すことができるなど、非同期的な発表も可能になります。多忙な専門家、特に臨床上の理由でセッションに参加できない専門家にとって理想的な方法です。最後に、e-posterは、個々の学会のガイダンスに合わせて異なるサイズやフォーマットで印刷し直す必要がなく、学会間で簡単に適応し、再利用することができます。

 

ヒント1 e-ポスターセッションが発表に適しているかどうかを検討してください。

e-posterは会議で発信したい情報に適しているのか、それとも口頭発表やワークショップの方が適しているのか。また、想定される聴衆についても考えてみましょう。e-ポスターのセッションに「ライブ」で参加できるのか、それとも非同期的にe-ポスターにアクセスできる方がいいのか。最後に、聴衆は完全なバーチャル形式に興味を持つと思いますか、それとも伝統的な対面式の会議を好むでしょうか?

 

ヒント2 チームを集める

eポスターセッションは、準備、実行、評価が必要です。理想的には、3つの「ステージ」のそれぞれに、最低2〜3人のチームメンバーを割り当てるべきです。これにより、作業量をより均等に分散させることができるだけでなく、病気や仕事の変更など、作業スケジュールに影響を与える不測の事態が発生した場合のセーフティーネットとなります。

ステージ1. 準備-この最初の段階に割り当てられたチームメンバーは、e-ポスターセッションの実施方法について、イベントのテーマ別セッションへの編成、e-ポスターの数、観客数の制限などの決定を行います。また、イベントの十分な宣伝を行い、提出されたアブストラクトの評価や調整を行い、費用・資金・参加費の検討を行い、発表者に明確な指示と必要に応じた技術サポートを提供します。

ステージ2. 実行 - このチームのメンバーは、イベントへのアクセスが困難な参加者や技術的な問題を抱えている参加者のサポートを含め、当日発生するあらゆる問い合わせに対応する必要があります。また、司会進行の責任を負います。また、セッション内やセッション間のタイムキーピングもこのチームが担当し、プログラム全体が予告通りのスケジュールで進行するようにします。また、非同期型のe-ポスターセッションを採用した場合は、イベント期間中、断続的にセッションにアクセスし、参加者にとって最適な状態でセッションが行われるようにする必要があります。また、イベント期間中にソーシャルメディアを使った「ライブ」広告を並行して行う場合も、このチームが責任を負うことになります。

ステージ3. 評価 - このチームは、参加者と発表者からのフィードバックの収集と分析を担当します。このチームは、必要に応じて出席証明書や発表証明書を発行し、ソーシャルメディアなどの非公式なチャネルや、学術的なポスター、口頭発表、e-ポスターセッションの新しいアプローチを紹介した場合には論文として公式に、この経験から得られた知見をより広いコミュニティと共有します。

 

ヒント3 支援と資金調達

e-ポスターセッションの円滑な運営を支援するための幅広いサポートが得られる場合があります。このような支援には、電子メールでの情報発信やソーシャルメディアのアカウントなど、電子ポスターセッションの宣伝をサポートしてくれる組織も含まれます。資金は必要ないと思われるかもしれませんが、少額の資金があれば、バーチャル電子ポスターセッションのプラットフォーム(有料のものも含む)の選択肢を増やし、必要に応じて外部の技術支援を得て、発表者や聴衆の出席費用(該当する場合)を相殺することができます。

 

ヒント4 適切なプラットフォームを選ぶ

まず、e-posterセッションを対面で行うか、バーチャルで行うかを決めなければなりません。対面式の会議では、主に3つの方法でe-ポスターを取り入れることができます。(a)専用の部屋で大型スクリーンにポスターを表示し、従来のポスターに比べて視認性を向上させる、(b)コンピュータの「ステーション」を用意し、参加者が自由にe-ポスターを検索して閲覧する、(c)個人の電子機器を利用して、会議場や抄録集にQRコードを表示し、それをスキャンすると参加者の個人の電子機器に関連するe-ポスターが読み込まれる、というものです。

また、バーチャル会議は、モデレートされたセッション(または同期セッション)とモデレートされていないセッション(非同期セッション)のいずれかとして考えることができます。

 

ヒント5 適切なソフトウェア/フォーマットを選ぶ

この決定は、e-ポスターセッションのプラットフォームの選択に大きく影響されます。

参加者がe-posterを修正できないことを発表者に安心させるために、read-onlyファイルが望ましいでしょう。

 

ヒント6 プレゼンテーション中の双方向性のサポート

従来のポスターと比較した場合のe-ポスターの利点の1つは、観客の参加を促し、視聴体験を向上させるためのインタラクティブ性を高めることができることです。eポスターのソフトウェアを2つのカテゴリーに分けて考えることで、さまざまな可能性をより現実的に検討することができます。

まず、基本的なワープロソフトやプレゼンテーションソフトでデザインされたe-ポスターの場合、ビデオやオーディオクリップを埋め込むことが主なインタラクティビティの選択肢となります

また、第三者のオンラインプラットフォームでデザインされたe-ポスターには、より洗練されたインタラクティビティツールが用意されていることもあります。

また、どちらの方法でも、ビデオ会議やサードパーティのプラットフォームを通じて、発表者と聴衆とのライブチャット機能を利用することができ、これはモデレートされたセッションでは重要な機能です。モデレートされていないセッションでは、発表者が質問に答えることができない場合、非同期のフォーラムやソーシャルメディアを利用して、質疑応答の代替手段をとることができます。

 

ヒント7 発表後のインタラクティビティをサポートする

対面式の会議に比べて、オンラインのプラットフォームでは、会議終了後も学術的な会話やネットワーキングを容易に行うことができます。セッション後の聴衆がこれらのプラットフォームにどのようにアクセスするかを検討する。知識の普及を最適化するためにオープンアクセスにするか、知的財産を保護するためにログイン/パスワードで保護し、主催者がセッション後にe-ポスターにアクセスするための料金(割引)を請求できるようにするか。

発表者は、イベント終了後にポスターがどのくらいの期間閲覧可能かを事前に明確に知らされ、タイムリーにe-posterの閲覧を誘導できるようにする必要があります。

仮想プラットフォームでは、発表者の連絡先が電子ポスターやセッションプログラムに掲載されていれば、聴衆がセッション後に発表者に連絡を取ることもできます。発表者は、e-posterにv-card(電子版名刺)へのリンクを埋め込むこともできます。

 

ヒント8 アクセシビリティを考慮する

E-ポスターは、従来のポスターに比べてアクセス性が向上しています。ワープロソフトやプレゼンソフトのサムネイルを利用したり、サードパーティのプラットフォームでズーム機能を利用したりして、図やグラフを大きく表示することができます。「Altテキスト」(Alternative Text)とは、視覚障害者が使用するスクリーン・リーディング・ソフトウェアで識別可能な、図や画像の短い説明のことで、技術的な問題で画像が適切に読み込まれない場合に、代わりに説明文が表示されるようにするのにも役立ちます。

 

 

ヒント9 イベントの宣伝と発表者の選定

e-ポスターセッションを発表者や参加者の候補者に宣伝するのに便利なツールとしては、電子メールでの配信、ソーシャルメディア、第三者によるサポート(専門家グループと提携している高等教育機関や医学教育機関の会議)、または「スノーボール」アプローチ(最初に関心を持った人を特定し、その人が参加に関心を持っていると思われる他の人に広告を転送するように依頼する)などがあります。後者は、e-ポスターセッションの聴講者数が限られている場合や、非常に特殊なトピックやテーマの場合に有効です。

発表者には、応募締め切り前に応募書類を準備するための十分な時間を与え、応募書類の形式(構造化された要旨、非構造化された要旨、文字数、ファイルの種類など)や応募方法(主催者への電子メール、第三者への応募ポータルなど)について明確な指示を与えます。

発表者が申請書を提出する際には、申請結果を連絡するための連絡先や、同一会議で同期/非同期のセッションがある場合には、プレゼンテーションの配信方法の希望なども記入してください。

応募作品を選考する前に、e-posterセッションの長さ(モデレートされている場合)やデータ保存の制限(e-libraryフォーマットの場合)を考慮し、何人のe-posterを収容できるかを決定する必要があります。

 

ヒント10 発表者の準備

発表者が決定したら、e-posterが正しいフォーマットで期限内にデザインされるように、特定の情報が必要になります。

ロジスティック情報。物流情報:プレゼンターは、提出期限の日付と時間、および出席が必要なライブイベントを知っておく必要があります。

E-posterフォーマット:プラットフォーム、ソフトウェア/フォーマットの要件、アクセシビリティ、最大ファイル容量(サードパーティのプラットフォームや電子図書館の容量で規定されている)、ライブまたは録音された口頭発表がサポートされているかどうか(およびそれらのタイミングのガイドライン)に関する決定に基づく、電子ポスターのフォーマットに関する情報が含まれます。

電子ポスターのデザイン:ロゴの使用に関する詳細(学会ロゴ、機関・資金提供者ロゴの両方)、アクセシビリティを最適化するための適切なフォント(sans-serif)、発表者の連絡先に関する規定を含める必要があります。

著作権の問題:従来のポスターと同様に、患者、研究参加者、スタッフに対する通常の同意規定が適用されますが、電子ポスターがより広い範囲で配布される可能性があり、長期間アクセス可能で、ソーシャルメディアを介して世界中にコピーされたり広められたりする可能性がある場合には、より一層の関連性があると言えます。

 

ヒント11 e-posterセッションの管理

当日のセッション管理の主な要素は、会議の開会・閉会、モデレーション(必要な場合)、トラブルシューティングなどです。

使用するプラットフォームに関わらず、ルールを設定し、参加者をこれから始まるイベントに歓迎するために重要です。ビデオ会議プラットフォームを採用している場合、マイクやビデオカメラのオン/オフに関する「行動規範」が含まれます。当日の概要や休憩時間などを説明し、参加者に確認してもらう。聴衆からの質問を受け付けるかどうか、またその方法を確立する。

 

 

ヒント12 イベント後の活動を完了させる

ポストイベントチームは、セッション終了後に電子ポスターへのアクセスを維持し、発表者や参加者からのフィードバックを集め、電子ポスターセッションの経験から得た知識をより広いコミュニティに広める責任があります。

 

 

最後に、e-posterセッションは、今後数年の間に、大規模な会議の中に組み込まれたり、独立したイベントとして実施されたりして、人気が高まっていくと思われます。いずれにしても、この知識発信ツールをできるだけ効率的に活用するために、e-ポスターセッションを開催した際の見解や経験、課題を共有することは、今後のセッションを進める上で、他の研究者の助けとなるでしょう。